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新闻详情

采购,并不简单!看看这套完整规范的采购流程你就明白了!

  台湾7-Eleven统一超商的徐总经理曾经说过“不是我们要卖什么东西给消费者,而是消费者要跟我们买什么东西。”这句话不仅道出了零售商的经营之本,也讲明了商家采购人员进行商品采购时的角色定位和立场原则。

  连锁店的经营应该换位思考,站在市场的角度审视自己存在的价值;采购人员不再是只代表买方市场,还应该更积极地从顾客的需求出发,扮演业绩创造概念下的业务员角色。下面以某连锁超市的蔬果采购流程为例进行介绍。


采购计划


  1.及时了解市场行情,面向各地农贸市场做好跟踪调研(每种商品的价格、质量浮动情况,新老品的更替情况等等);每周做一次卖场价格调查。

  2.选择合理采购渠道,如基地采购、大批发市场、农户对接、合作社、专业供应商等。

  3.对市区各大卖场、连锁店定期进行市场分析,每周组织2次策划促销方案。

  因此,要求采购员必须具备熟练的生鲜商品专业知识、谈判技巧、道德素养,做到随时随地积累经验。


采购执行


  要能够做到吃遍千辛万苦,踏遍千山万水,才能把商品千挑万选,销到千家万户的信心。所以除了要求采购员必须要有吃苦耐劳的精神,肯下功夫外,还要做到认真细致、考虑周全。

  1.加大与农户对接范围,深入到田间地头,瓜果源头,蹲点式采购,保证货源充足,质优价廉,不能脱销断档。

  2.每天必须按时提供给验收人员商品价格明细表,出示采购单,共同与验收人员对部分商品重新核成本。以便于监督供应商的商品报价情况,确保商品入库价格的准确性。

  3.当验收人员在验收中出现商品质量不合格时,予以拒收,采购人员要及时调换,决不允许影响卖场、门店正常销售。如果出现商品质量不合格的商品,在调换或退货中不及时,造成公司损失或不良影响的将由采购负全部责任。

  4.每天的采购情况和出现的问题要及时汇报、及时总结。

  5.采购要针对季节性商品及时作好调整,对所要淘汰的商品或新品要及时作好汇总,通知信息人员将信息发布到内部网站,告知卖场、门店,以便于卖场、门店及时要货,从而增加销售。

  6.对商品的上市时间、持续时间、退出时间要做详细记录,以备明年的计划采购。

  7.把握主力供应商,储备次力供应商,不断挖掘新供应商;建立供应商档案,定期分批召开供应商会议,分析市场动态;对直送商品,做好卖场与供应商的沟通对接,不能出现脱销断档或供应商重复,确保商品质优价廉。做好直送供应商的订单下达工作,制定好加价率。

  采购人员在选择确定供应商时,一定要选择有实力,讲诚信的供应商;与供应商建立绩效考核、淘汰制度:一次未达到公司要求的供货标准,验收部拒收;连续两次未达到公司要求的供货标准,扣除供应商货款的10%;超过两次未达到公司要求的供货标准,中止与其合作,并由其补偿给公司造成的损失的制约策略。


  8.谈判规范。

  进行价格谈判时,除了要谈期货价、买断价、长期合作价外,还要谈隐形成本,例如运输费用、人力费用等;

  保证做到货比三家;

  谈判时拿不定主意时,必须马上逐级汇报;

  谈商品的规格、包装、损耗率时,标准要严格;

  谈付款方式时,在不影响价格、品质的情况下,尽量要做到延期付款;

  谈判结束后,必须对谈判过程马上做整体汇报。

  9.与相对固定的供应商签订书面购销合同时,力求细致、全面,确保公司的合法权益。

  10.采购品种必须全,蔬果要提升档次。

  11.严格把握进货质量关。每种商品必须进行抽检,并予以长期坚持。每批次商品中的瑕疵品药控制在3%以内,如果因漏检出现质量问题,超出3%,由采购当事人承担该批次商品的损失。

  12.采购员定期进行数据分析,及时了解市场价格、卖场销售、毛利率情况,建议卖场零售价格。采购员分区域进行分析报表上报(报表至少包含配送额、门店销售、成本、策划及失误率等)。

  13.每天下午5:00整理补货申请,审核门店要货情况,做出当日小结,及时汇报。

  14.采购主管将具体业务按市场或品项划分给采购员,调动采购员的积极性和责任心。采购员要积极配合主管的各项工作,及时向主管汇报一切业务。

  15.采购主管与卖场主管提前5~7天沟通策划促销方案,对超低特价的商品必须申报,由主任签字后,方可执行。

  16.采购人员每天到卖场掌握信息,了解单品的销售情况、商品的质量价格情况、消费者的反馈情况、以及毛利率情况,每天通知卖场主管、店长按“市场调查人员排班日期表”跟随采购人员到市场了解情况。每周每人一次。

  17.每个采购人员必须精通账务,与财务部定期对账,建立台账,把握好资金占用,坚决不必允许公款私用。

  18.掌握节假日、周末的采购量,掌握每天的天气情况(订手机天气预报),做好预订货品,掌握农历时间,根据二十四节气,采购时令季节的商品。


采购人员考核指标


  1.每月分配采购计划量,制定目标,与卖场共同考核销售额、目标任务的完成与否,作为年终的业绩考核。

  2.新品引进、老品淘汰及时发布网上通知:根据季节变化,新品必须按时上柜,占领市场,引导消费,对过季商品及时撤柜,让货架得以充分利用。

  3.商场订货到位率情况:采购人员必须根据卖场的补货申请,把握基准的采购量,上下浮动控制在10%以内(储存性的商品除外),确保卖场的货品及时到位。

  4.库存商品周转天数指标:由于生鲜商品的特性,蔬菜的周转率控制在1~2天(叶菜类1天、果实类2天),水果的周转率控制在2~3天。因进货量太大,造成积压损失的由采购人员负责。

  5.考核采购成本、毛利率情况:将自己锻炼成优秀的买手,从价格上控制成本,合理利用人力、运输车辆来压缩成本,保证卖场合适的毛利率。

  6.总结分析卖场的促销活动效果,积累经验,把活动做得适时适地。采购人员每周3次到卖场回访。卖场建立回访记录本,记录回访内容、时间。

  7.商品品种必须要全,如果卖场品项出现短少或不及同行卖场,每短缺一种扣采购人员2分。

  8.采购人员要有良好的形象,优质的服务对待卖场、供应商。

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